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Das Gedächtnis der Firma
Die methodische Verwaltung wichtiger Firmendaten macht Unternehmen im Wettbewerb schlagkräftiger. Viele Mittelständler sind auf das Thema Storage-Management nicht vorbereitet. Und das, obwohl sie gesetzlich zur Speicherung der Geschäftsdaten verpflichtet sind.

Als Björn Kästen vor drei Jahren in die IT-Abteilung bei BT Deutschland im niedersächsischen Langenhagen wechselte, stellte der Netzwerkadministrator des 300 Mitarbeiter großen Unternehmens fest, daß das Speichermanagement stark vernachlässigt war. Er machte sich daran, das zu ändern. Kästen beschreibt: „Wir haben dann ganz schnell eine vernünftige Bandsicherung der täglichen Änderungen und eine Vollsicherung am Wochenende ein-geführt.” Einmal im Monat werden die vollgeschriebenen Bänder in einem Tresor hintergelegt. Pro Tag werden bei dem Hersteller von Flurförderzeugen 16 Bänder automatisch gewechselt. „Information ist das Kapital, das bei uns im Unter-nehmen produziert wird. Das darf nicht verlorengehen. Deshalb hat Speichermanagement für uns eine hohe Bedeutung”, betont Kästen.

Ohne Speichersysteme kann keine Firma leben

Und das ist nicht nur bei diesem Unternehmen so: Das gesamte elektronische Geschäftsleben funktioniert nur mit leistungsfähigen Computersystemen, die die
tägliche Korrespondenz in Form von Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen per E-Mail oder Online-Transaktionen bearbeiten. Sie produzieren eine in Bit und Byte gemessene Menge an Daten, die ohne Veränderung und Verlust aufbewahrt werden muss. Daher wandern die angehäuften Informationen über Geschäftsvorfälle in ein Archiv, sprich in ein elektronisches Speichersystem.
Die aufbewahrten Daten müssen nicht nur mögliche Unfälle überstehen, sondern sich vor allem wiederfinden lassen, wenn sie gebraucht werden. Für die Organisation dieses Zusammenspiels sorgen die Speichermedien, die Netzwerkverbindung und die Software, die die Steuerung der abgelegten Daten übernimmt. Dennoch ist die Suche nach archivierten Daten immer mit Zeitaufwand verbunden, da sich ihre Menge ständig erhöht. Die oft langwierigen Aktivitäten lassen sich nur mit Storage-Management koordinieren.
Seit dem Jahr 2000 beträgt das gesamte Volumen an Informationen, das weltweit in den vergangenen vier Jahren hervorgebracht wurde, 45 Milliarden Gigabyte, wie die University of Berkely errechnet hat. Der Trend zum Anhäufen gewaltiger Datenmengen betrifft auch die Unternehmenskommunikation.
Um rund 50 bis 60 Prozent wird das Wachstum der Daten pro Jahr in den deutschen Firmen steigen, prognostiziert Thomas Höfer. Der Marketing Manager beim Speicherspezialisten Network Appliance in München glaubt zudem, daß sich dieser Effekt mit einer Kostenerhöhung zwischen fünf bis 15 Prozent in den IT-Budgets auswirken wird. „Die Unternehmen müssen sich auf die Bewältigung der Datenflut vorbereiten”, rät Höfer. Doch nach seiner Erfahrung sind vor allem kleine und mittlere Unternehmen nicht für die Entwicklung gewappnet. „Bei vielen KMU finden sich keine Storagekonzepte. Die Firmenchefs betrachten Speicherlösungen allenfalls als notwendiges Übel.” Diese Nachlässigkeit hat Folgen. So drohen die Kosten für die Administration aus dem Ruder zu laufen. Oder der Speicherbedarf wird falsch eingeschätzt. Beispiel: Die Backup-Systeme sind im normalen Geschäftsablauf mit 20 bis 30 Prozent kaum ausgelastet. Erst wenn für wenige Tage im Monat ein starker Schub kommt, weil die Personalverwaltung die Gehaltsbuchungen vornimmt, rechnet sich die Lösung. Da läuft etwas schief.
Neue Investitionen im Speicherbereich riskieren kleine und mittlere Unternehmen selten aus eigener Überzeugung. Doch früher oder später müssen sie den Schritt ins Unbekannte tun, denn schließlich werden sie nicht nur durch die zunehmende Informationsflut, sondern auch durch die verschärften gesetzlichen Vorgaben zur methodischen Datensicherung gezwungen. „Die Speicherlösungen müssen einfach zu verwalten sein, einen hohen Automatisierungsgrad besitzen und die technischen Eigenschaften bieten, die auch in Konzernen beansprucht werden”, bringt Volker Oevermann seine Forderungen auf den Punkt. Der Director Channel Sales bei Hitachi Data Systems GmbH in Stuttgart weiß: „Ein Mittelständler hat im Speicherbereich ähnliche Anforderungen wie ein großes Unternehmen.” Der Grund:
Auch kleine und mittlere Unternehmen können sich nicht den gesetzlichen Forderungen nach Aufbewahrungsfristen und Unveränderbarkeit der Daten entziehen.

Gesetzgeber zwingt zur Aufbewahrung von Daten

„Basel II kommt in großen Schritten auf uns zu, und viele Steuergesetze verlangen bereits seit geraumer Zeit eine lückenlose Dokumentation - dies gilt ebenso für E-Mails, die oft als nicht so wichtig erachtet werden”, betont Oevermann.
Auch für Benno Eberle ist darum bei der Einrichtung von Unternehmenssoftware der Bereich Speicher ein Pflichtthema. Der Leiter Presales/Produktmarketing bei der AP AG in Karlsruhe stellt fest: „ERP-Daten machen mit etwa 80 Prozent den Großteil der zu speichernden Daten bei unseren Kunden im mittelständischen Industrieumfeld aus. Deshalb müssen wir als ERP-Anbieter auch immer das Storage-Management unserer Anwender begutachten.' Seine Empfehlung lautet, Netzteile und Festplatten im Speicherbereich immer mehrfach anzulegen. Wichtig sei zudem, die Daten über mehrere Platten zu verteilen. Dieses sogenannte RAID-System (Redundant Array of Inexpensive Disks) sorgt dafür, dass sich bei einem Ausfall fehlende Informationen über die anderen Platten wieder vervollständigen lassen. Eine weitere Aufgabe des Storage-Managements besteht darin, tägliche Backups auf Bandlaufwerken anzufertigen, damit sich auch versehentlich gelöschte Daten wieder herstellen lassen.

Auf solche sicheren Verfahren setzt Dirk Meyer. Der Prokurist der 30 Mitarbeiter zählenden Innovaphone AG in Sindelfingen betont: „Grundsätzlich halten wir die Speichermedien bei unserem Serversystem redundant. Wir sichern täglich die Serverdaten auf mobilen, externen Speichern, die aus Sicherheitsgründen im wöchentlichen Rhythmus außer Haus aufbewahrt werden.” Der Hersteller von VoIPTechnik setzt Speichersysteme aus Gründen der Verfügbarkeit und Sicherheit mehrfach ein. „Ob allerdings auf die marktüblichen Angebote zurückgegriffen werden soll, oder ob man eher die manuelle Handhabung wie bei uns vorzieht, hängt sehr von der Firmenstruktur ab.” Daher formuliert Meyer den Anspruch seines Unternehmens pragmatisch: „Storage-Management im gängigen Sinne ist bei unserer augenblicklichen Firmengröße zwar ein Thema, wird aber mit eher hausgemachten Methoden gehandhabt, da auch der Speicherbedarf überschaubar ist.”

Überzogene Lösungen haben keine Chance

Aufwendige Technologien, die die Anbieter an kleine und mittlere Unternehmen verkaufen möchten, erscheinen den anvisierten Kunden mitunter als allzu überzogene Konzepte. So haben vernetzte Speicherinfrastrukturen wie Storage Area Networks (SAN) oder Network Attached Storage (NAS) bei dieser Klientel keinen leichten Stand.
Zwar gehören sie in größeren Unternehmen bereits zur Infrastruktur und sollen nach Angaben der Hersteller dazu beitragen, die Kosten zu senken und die stetig wachsenden Datenmengen zu beherrschen. Doch die Akzeptanz endet bei den anvisierten Mittelstands-Kunden. Viele Chefs kleiner und mittlerer Unternehmen sind davon überzeugt, dass für sie solche Storage-Systeme nicht praktikabel sind, weil die Bausteine für die vernetzten Infrastrukturen zu hohe Anfangsinvestitionen und Betriebskosten erfordern.
Doch die Anbieter kontern mit einer Preispolitik, die auch für mittelständische Unternehmen interessant sein könnte: Manche Anbieter wie die bisher auf Großkunden orientierte EMC glauben, dass Beträge, die vor vielen Jahren in einen Server investiert wurden, jetzt ausreichen, um eine effiziente Speicherlösung einzurichten. Für knapp 6000 Dollar rückt die Einrichtung solcher Systeme tatsächlich in greifbare Nähe.
Übergroßes Kostenbewusstsein spielt jedoch spätestens dann keine Rolle mehr, wenn das operative Geschäft mit der Ausfallsicherheit steht und fällt. Für Jürgen Städing gibt es gar keine Alternative: „Das Management von Backup, NAS und SAN ist bei unseren Volumina nicht mehr wegzudenken. Wir müssen für die Systeme unserer Kunden wie für unsere eigenen eine hohe Verfügbarkeit und Sicherheit gewährleisten.” Für den Leiter Marketing, Einkauf und Geschäftsentwicklung bei dem 60 Mitarbeiter zählenden Internetprovider Spacenet AG in München steht fest: „Storage-Management ist für uns elementar.”

TECHNISCHE HELFER

Datenspeicher
Für die Aufbewahrung der Unternehmensdaten stehen drei Techniken zur Verfügung: Festplatten, optische Medien und Bandlaufwerke.

Magnetscheibe: Die einfachste und bekannteste Methode ist so alt wie die EDV selbst. Auf dem Festplattenlaufwerk speichern Anwender jede wichtige Information.

Laserzeichen: Etwas aufwendiger geht es bei bei der Datensicherung auf optische Medien wie CD oder DVD zu. Sie müssen die aufbewahrten Schriftwechsel revisionssicher aufbewahren.

Bandsafe: Moderne Magnetbandlaufwerke sorgen für schnelle Zugriffe auf die gesicherten Daten.

STORAGE-MANAGEMENT

So planen Sie Ihren Speicherbedarf

- Wieviel Speicher ist im Unternehmen vorhanden und wieviel davon belegt?
- Welcher Benutzer oder welche Abteilung belegt wieviel Platz in der Speicherinfrastruktur?
- Wie schnell wächst der Speicherbedarf im Unternehmen?
- Welche Daten sind nicht geschäftskritisch und können gelöscht werden?
- Wohin können Daten verschoben, freigemacht oder konsolidiert werden, um den Zugriff zu verbessern oder Kosten zu sparen?


Quelle: Markt und Mittelstand
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