Die Rechtslage ist im Prinzip einfach: Bei einer Dienstwagenüberlassung an den Arbeitnehmer muss im Rahmen seiner monatlichen Gehaltsabrechnung für die Privatnutzung des Fahrzeugs ein Prozent des Listenpreises des Autos zusätzlich als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer unterworfen werden. Hinzu kommen Steuern auf 0,03 Prozent des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Die Finanzverwaltung lässt alternativ zu dieser pauschalen Nutzungswertbesteuerung zu, den tatsächlichen Privatanteil des Fahrzeugs anhand eines Fahrtenbuches nachzuweisen, um einen sich hieraus ergebenden entsprechend niedrigeren geldwerten Vorteil versteuern zu dürfen. Kann also der Arbeitgeber oder Steuerpflichtige aufgrund der Vorlage eines Fahrtenbuches nachweisen, dass er seinen Dienstwagen privat deutlich weniger in Anspruch genommen hat, wie es sich nach der pauschalen Nutzungswertbesteuerung ergäbe, darf er diesen - geringeren - Wert für die Lohnbesteuerung wählen. Er muss „nur' ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen.

Was ist nun aber unter einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch zu verstehen? Zahlreiche Urteile sind über dieses Thema gesprochen worden, und die meisten sind zuungunsten des Steuerzahlers ausgegangen. Die Finanzverwaltung hat sich nie explizit geäußert, wann ein solches Fahrtenbuch nicht mehr ordnungsgemäß (z. B. zeitnah) geführt wurde.

Auch gesetzlich sind die Maßstäbe für die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuches nicht geregelt. Um das genaue Verhältnis zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten zu ermitteln, sollen die Kilometerstände zu geschäftlichen und privaten Fahrten sowie zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zeitnah mit Datumsangabe notiert werden; ferner soll der Grund der geschäftlichen Fahrt angegeben werden. Schließlich sollte das ganze Fahrtenbuch mit Belegen und Nachweisen so versehen werden, dass die Angaben anhand dieser tatsächlichen Dokumentation glaubhaft nachvollzogen und die tatsächlich angefallenen Kosten genau ermittelt werden können.

Dies erfordert jede Menge Disziplin. Wer glaubt, es sich durch Zuhilfenahme der EDV einfach machen zu können, ist mitunter schlecht beraten: Ein Finanzgericht hat kürzlich entschieden, dass beim Führen eines Fahrtenbuchs auf einer Excel-Datei dieses nicht gegen nachträgliche Veränderungen abgesichert werden könne. Die Folge war: Es wurde als „nicht ordnungsgemäß' abgelehnt. Vereinzelt werden Softwarelösungen für Fahrtenbücher angeboten, bei denen eine nachträgliche Änderung der Eingaben nicht mehr möglich ist. Die Finanzverwaltung schweigt sich jedoch darüber aus, welche Programme sie akzeptiert und welche nicht.
So genannte Geheimnisträger-Berufe wie Ärzte, Anwälte oder Steuerberater genießen gewisse Erleichterungen bei der Angabe der besuchten Personen. Andere Berufsgruppen können sich nicht auf ihre Geheimhaltungspflicht berufen und müssen dem Finanzamt lückenlos Angaben hierüber machen.

Nimmt der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug aufgrund der tatsächlichen Nutzung des Dienstwagens vor, muss er sich laufend von der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs überzeugen und sich dieses regelmäßig vorlegen lassen. Tut er dies nicht und stellt sich heraus, dass das Fahrtenbuch nicht von der Finanzverwaltung akzeptiert wird, könnte den Arbeitgeber eine Haftungsschuld für zu wenig erhobene Lohnsteuer treffen. Arbeitgeber sind daher gut beraten, den Lohnsteuerabzug nach der Ein-Prozent-Methode vorzunehmen und den Arbeitnehmer im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung die Günstigerprüfung „Ein Prozent oder Fahrtenbuch' selbst vornehmen zu lassen.

Von der vielfach beschworenen Vereinfachung im Steuerrecht ist hier nichts zu spüren. Die Versteuerung der Privatnutzung nach der Ein-Prozent-Regel ist oft nicht sachgerecht, insbesondere, wenn dem Arbeitnehmer ein zusätzliches Fahrzeug des Ehepartners zur Verfügung steht oder ein Stadtbewohner privat überwiegend andere (zum Beispiel öffentliche) Verkehrsmittel für Privatfahrten einsetzt. Fälle, in denen die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs - beispielsweise durch besonders ökonomische Fahrweise des Besitzers - so gering sind, dass diese den pauschalen Nutzungswert unterschreiten, sind ebenfalls denkbar.

Es liegt auf der Hand, dass die Finanzverwaltung einerseits eine alternative Besteuerungsform anbietet, diese aber so unattraktiv, weil unsicher ausgestaltet, dass diese praktisch nicht genutzt werden kann. Wahlrechte bzw. „Geschenke' dieser Art sind bitter und mit Vorsicht zu genießen.